I must have della valigia di un export manager

Compagna fedele di un export manager si sa, è la sua valigia che deve essere sempre pronta per partire. Il momento della sua preparazione è sempre cruciale. Sono tanti i fattori da considerare, a partire dalla durata del viaggio e il tipo di destinazione, ma soprattutto bisogna fare i conti con il poco spazio a disposizione: un export manager esperto sa che viaggiare leggeri non solo è più pratico e comodo, ma è anche più sicuro se si viaggia in aereo, perché non si rischia di smarrire la valigia. Con queste premesse, è necessario, dunque, limitarsi all’essenziale e fare mente locale su quali siano gli oggetti da non dimenticare assolutamente.

Vediamo insieme quali sono i must-have della valigia di un export manager.

Capi di abbigliamento formali. Innanzitutto bisogna controllare il clima e se si va fuori dall’Europa, fare attenzione ai fusi e alle stagioni che potrebbero essere diverse. In secondo luogo è importante pianificare quanti e quali completi portare in base al numero di incontri e cene di lavoro. I capi devono essere di colori neutri e tutti abbinabili facilmente tra di loro, ma al tempo stesso confortevoli, che magari si possano indossare anche durante il viaggio, se si ha un incontro di lavoro poco dopo l’atterraggio o per ridurre il volume della valigia. Infine non va dimenticato di lasciare un po’ di spazio per capi più informali, perché tra un incontro di business e l’altro potrebbe capitare di avere un po’ di tempo libero. Magari, se il viaggio di lavoro porterà in mete esotiche, si potrebbe portare anche un costume da bagno, perché non approfittarne?
Passaporto e documenti. Senza dubbio il passaporto e tutti i documenti di viaggio devono essere i primi ad essere messi in valigia: senza non si avrebbe più bisogno di tutti gli altri oggetti perché non si riuscirebbe proprio a partire! Anche se di norma è l’ufficio risorse umane della società che si preoccupa di sbrigare le pratiche di visto e simili, è meglio verificare di persona la validità del passaporto ed è buona norma farne una fotocopia e salvarlo anche sulla casella mail, visto che la prudenza non è mai troppa. Non vanno dimenticati poi gli “attrezzi da lavoro”: presentazione aziendale, documenti lavorativi e biglietti da visita devono essere custoditi con estrema cura, e si consiglia di tenerli a portata di mano e separarli dal resto.
Dispositivi tecnologici. Non si può rischiare di rimanere offline perché i dispositivi si scaricano. E’ opportuno armarsi quindi di caricabatterie e soprattutto di una buona power bank e di tutti gli altri accessori hi-tech di cui si potrebbe aver bisogno. Va ricordato inoltre di controllare che tutto funzioni e verificare se è necessario acquistare un adattatore per prese elettriche. Potrebbe infine rivelarsi utile scaricare qualche app pensata per per facilitare il Business Travel.
Carte di credito. Meglio averne diverse, potrebbe accadere che si smagnetizzino, che vengano rifiutate o peggio ancora che si blocchino. Ad ogni modo, prima di partire, è bene avvertire la propria banca in modo da evitare il rischio che la carta di credito venga bloccata in via precauzionale per operazioni non riconosciute ed informarsi sulle commissioni per ritiri e transazioni all’estero. A prescindere da ciò che potrebbe accadere alle carte di credito, è buona prassi portare con sè anche un po’ di contante, meglio se di diversi tagli.
Agenda. Potrebbe sembrare un oggetto obsoleto visto che esistono gli smartphone. Tuttavia, l’imprevisto è sempre dietro l’angolo e avere un supporto cartaceo su cui sono stati annotati numeri di telefono, indirizzi utili, codici ed estremi bancari, improvvisamente la superata agenda si trasforma in un’ancora di salvezza. Inoltre può essere uno strumento utile per appuntare le proprie personali osservazioni, conservare i biglietti di visita ricevuti e qualunque altra informazione si ritenga importante.
Libri. L’export manager spesso viaggia da solo ed un buon libro può allietare i suoi viaggi. Soprattutto se i trasferimenti sono molto lunghi, il tempo a disposizione non manca quindi si potrebbe impiegare al meglio dedicandosi alla lettura di “L’Impresa nei mercati esteri: guida pratica all’internazionalizzazione”, un manuale scritto da export manager per gli esperti del settore.