Nella scorsa puntata di Curiosunday vi abbiamo raccontato alcune delle più singolari abitudini del Paese del Sol Levante, e di come ciò che a noi può sembrare scortese sia del tutto normale per i giapponesi, e viceversa. Oggi vi parliamo di un aspetto della cultura nipponica di fondamentale importanza per chiunque voglia farvi business: il rituale dello scambio dei biglietti da visita.

La “business etiquette” giapponese, ovvero l’insieme delle regole comportamentali da seguire nella conduzione degli affari, è forse una delle più sofisticate e formali al mondo, e se è vero che i giapponesi vi aderiscono pedissequamente, è vero anche che si mostrano alquanto comprensivi nei confronti dei loro partner stranieri, a condizione che si mostri rispetto e ci si sforzi di comprendere la cultura e i costumi locali.

Un rituale che uno straniero che si appresta a fare business in Giappone deve assolutamente conoscere è quello relativo allo scambio dei biglietti da visita, il “Meishi koukan”. Nella società giapponese, dove il gruppo di appartenenza assume una maggiore rilevanza rispetto all’individuo, il biglietto da visita rappresenta infatti una chiave di accesso per conoscere l’interlocutore e nessun affare può avere inizio prima dello scambio poiché è lo scambio stesso a sancire l’inizio della relazione.

Ecco alcune semplici regole da seguire:

1. i biglietti da visita dovrebbero avere un fronte-retro con le indicazioni in lingua giapponese e in inglese, in modo da mostrare rispetto per l’interlocutore e contribuire a costruire un rapporto di fiducia;
2. dovrebbero essere riposti in una scatola e non essere sgualciti: le condizioni del nostro biglietto da visita dicono molto sulla modalità con cui intendiamo condurre il nostro business;
3. assicurarsi che il lato in lingua giapponese sia rivolto sul fronte in modo che chi lo riceve possa leggerlo;
4. è consigliato stare in piedi quando ci si scambia i biglietti da visita e tenere il biglietto con entrambe le mani, porgendolo individualmente ad ogni singolo partecipante all’incontro e accennando un lieve inchino;
5. mai distribuire i propri biglietti da visita come fossero carte da gioco: è come se si mostrasse di non avere alcuna stima dell’azienda che si rappresenta!
6. quando si ricevere un biglietto da visita da un giapponese, è bene accettarlo con entrambe le mani e studiarne attentamente il contenuto, evitando di coprire con le dita il nome della persona;
7. se si ricevono più biglietti da visita da persone diverse ma facenti parte della stessa azienda e reparto, spesso è possibile stabilire chi è più anziano dal numero dei titoli riportati e di conseguenza posizionarli sul tavolo in ordine gerarchico;
8. non piegare e non scrivere sul biglietto da visita ricevuto in presenza del nostro interlocutore: per l’alta concezione che i giapponesi hanno dell’onore sarebbe come scrivergli sulla faccia! Se si ha qualche appunto da annotare è meglio farlo su un tablet o su un taccuino (ma non con una penna rossa, usata per i biglietti funebri);
9. una volta ricevuto il biglietto da visita, va messo in evidenza sul tavolo, evitando di riporlo nella tasca dei pantaloni o della giacca, perché i biglietti da visita sono considerati come un’estensione della persona e metterlo in tasca equivarrebbe ad una profonda mancanza di rispetto!

Lo sapevate che…

la cravatta nera non si indossa nei meeting d’affari perché è simbolo di lutto? I giapponesi però, veri intenditori di cravatte, apprezzano molto quelle a fantasia!

Fonte: a cura di Exportiamo, Miriam Castelli, redazione@exportiamo.it

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