Gli elementi da prendere in considerazione per l’export di prodotti alimentari negli USA sono molti, ma i tre imprescindibili sono: la Registrazione FDA, la nomina dell’FDA Agent e la Prior Notice. Ecco alcune indicazioni pratiche su come effettuare queste operazioni.

Registrazione al FIS

Innanzitutto, è opportuno sapere che tutte queste attività si effettuano tramite il FIS (FDA Industry Systems), ovvero il sistema elettronico che l’FDA mette a disposizione degli operatori per gestire registrazioni, notifiche, e quant’altro.

Per poter essere operativi sul FIS, per prima cosa è necessario crearsi un account. L’account conterrà nome e anagrafica dell’azienda, ma sarà collegato più alla persona (il rappresentante dell’azienda che gestisce le pratiche FDA per conto di questa) che all’azienda stessa. Per questo può essere considerato quasi un account personale più che aziendale. L’FDA richiede infatti che venga inserito un indirizzo email personale e non generico aziendale (per esempio giovanni@azienda.com sarebbe accettato, mentre info@azienda.com verrebbe rifiutato). Inoltre, l’FDA insiste molto nel non condividere i dati d’accesso dell’account con nessuno. Una volta ultimata la pratica di registrazione si riceveranno uno username ed una password che si potranno utilizzare per accedere al FIS.

La registrazione FDA

La registrazione FDA è senza dubbio l’elemento fondamentale per poter esportare cibo negli Stati Uniti. Si tratta di una registrazione che si completa elettronicamente attraverso il FIS e che conterrà, a grandi linee:

• i dati anagrafici dell’azienda
• le attività che vengono svolte al suo internoi 
• i dati dell’US Agent
• la dichiarazione di veridicità e il permesso concesso all’FDA per ispezionare lo stabilimento registrato.

Un elemento che spesso viene mal interpretato dalle aziende che compilano la registrazione è l’indirizzo. In molti tendono ad indicare un indirizzo di sede legale o amministrativa, quando l’indirizzo a cui è interessata l’FDA è unicamente quello dello stabilimento produttivo. La ratio generale che sta dietro alla registrazione FDA infatti, è di dare la possibilità all’FDA di ispezionare lo stabilimento produttivo in qualsiasi momento per verificare la conformità delle attività. È chiaro che l’FDA quindi non ha bisogno di conoscere altre sedi aziendali diverse da quella produttiva.

Altro elemento che va indicato in sede di registrazione FDA è il DUNS number. Il DUNS number è un numero univoco identificativo emesso dalla Dun&Bradstreet che è collegato ad un’azienda ed al suo indirizzo. L’FDA richiede questo numero al fine di effettuare un “controllo incrociato” con l’indirizzo inserito nella registrazione. Va da sé, quindi, che anche il DUNS number deve riportare l’indirizzo dello stabilimento e non quello di altre sedi aziendali. Qualora così non fosse, l’FDA noterebbe una discrepanza trai dati inseriti e potrebbe avviare una procedura di accertamento.

L’ FDA Agent (o US Agent)

Lo US Agent è una persona o azienda residente negli Stati Uniti che ogni stabilimento estero (cioè non risiedente negli USA) che si registra presso l’FDA deve obbligatoriamente indicare. Questo agente ha il ruolo di fungere da “ponte” tra FDA e stabilimento nel caso in cui ci siano comunicazioni urgenti o difficoltà di comunicazione. Per esempio, se per barriere linguistiche o problemi di fuso orario l’FDA non riuscisse a mettersi in contatto con l’azienda, potrà rivolgersi allo US Agent della stessa per facilitare la comunicazione. Allo stesso modo, se l’azienda ha necessità di comunicare con l’FDA, può interpellare il suo agente.

Lo US agent deve essere “nominato” in sede di Registrazione FDA. Dal momento che la nomina dell’agente è una condizione obbligatoria per gli stabilimenti esteri, la registrazione non sarà considerata valida fintanto che l’agente non avrà accettato tale nomina. Una volta avvenuta l’accettazione, questa verrà notificata all’azienda che otterrà così il numero di Registrazione FDA valido ed utilizzabile per le attività di export.

La Prior Notice

La Prior Notice è una notifica che l’esportatore deve inviare all’FDA ogniqualvolta effettua una spedizione verso gli Stati Uniti. Attraverso l’apposita sezione del FIS, l’azienda dovrà fornire alcune informazioni riguardanti la spedizione che sta per arrivare negli Stati Uniti, tra cui:

• nome dell’azienda esportatrice
• numero di registrazione FDA
• numero dei colli
• descrizione dei prodotti
• informazioni sull’importatore
• tipologia di spedizione
• altre specifiche in base al tipo di prodotto importato.

La Prior Notice deve essere inviata anche nel caso in cui la merce che viene spedita sia solamente una campionatura.

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Fonte: a cura di Exportiamo, di Marianna Niero, redazione@exportiamo.it

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