Nella 16ma puntata di “Esportare senza Rischi” trattiamo un aspetto poco reclamizzato ma che può essere molto utile alle aziende per aumentare la loro efficienza commerciale nel fare business con l’estero ovvero il ruolo della modulistica nei processi di business internazionale.

Quasi tutte le aziende posseggono una modulistica che utilizzano per “canalizzare” e sveltire le proprie attività: essa fa parte del sistema organizzativo e permette di aiutare le persone a svolgere alcuni compiti specifici, riducendo possibili errori o dimenticanze. I destinatari della modulistica possono essere collaboratori interni o i vari pubblici di riferimento esterni all’azienda (clienti, fornitori, intermediari, ecc.).

In particolare la modulistica rivolta a soggetti esterni deve tener conto anche degli aspetti legali, specialmente se si inserisce nella cd. “pipeline” dei processi: la modulistica utilizzata per formulare offerte ai clienti e raccogliere gli ordini o quella utilizzata per richiedere preventivi ai fornitori, ordinare o sollevare reclami, finisce inevitabilmente per essere parte della documentazione probatoria che le controparti possono utilizzare in caso di contenzioso. E’ quindi bene considerarne i contenuti anche in relazione gli aspetti giuridici.

Inoltre, la modulistica è anche un modo per veicolare i segni distintivi dell’azienda. Ad esempio per un esportatore utilizzare la modulistica è un metodo efficiente per introdurre alcuni punti importanti anche sotto il profilo legale: inviare una proposta commerciale con indicati i principali termini e condizioni riduce di molto il perimetro di rischio, limita la variabilità delle condizioni e riduce la frequenza degli aspetti che la controparte tende a negoziare.

Inviando alle controparti una modulistica ben fatta si agevola la contrattualizzazione degli ordini “per adesione”, attraverso la firma della offerta-proposta.

In ambito internazionale (specialmente alla luce della giurisprudenza della Corte di Giustizia dell’Unione Europea) è bene che la modulistica sia integrata con l’indicazione, dopo la firma per adesione della controparte, della concorde pattuizione della legge applicabile e del foro competente in caso di controversia.

Rivedere periodicamente i testi

La modulistica è uno strumento utile ma bisogna avere la costanza di verificarne periodicamente l’attualità e per questo è bene assicurarsi di revisionare i testi almeno una volta all’anno.

L’avvertimento vale anche se le diciture vengono stampate dal software utilizzato.

Quando ci si imbatte in un problema che può essere collegato a quanto riportato (o non riportato) sulla modulistica utilizzata, si deve aver cura di intervenire anche alla radice, modificando o integrando le diciture utili a ridurre il grado di vulnerabilità legale.

Alcuni buoni motivi per utilizzare modulistica ben strutturata

La modulistica va usata a proprio vantaggio: quando si riceve una richiesta di quotazione o una proposta d’ordine è buona prassi riportarla su un proprio modulo ed inviarlo, chiedendo di restituirlo sottoscritto per accettazione, in modo da:

1) fare in modo che l’accordo si concluda nel luogo e nel momento in cui si viene a conoscenza che la proposta è stata accettata;
2) inserire gli aspetti che rilevano per l’azienda (ad es. termini per reclami, ecc.);
3) prevedere dettagliatamente i termini di fornitura, preferibilmente indicando una clausola Incoterms e la relativa versione;
4) rendere più agevole l’accettazione di pattuizioni particolari (limitazioni di responsabilità, foro competente, ecc.);
5) poter richiedere la doppia firma ad espressa accettazione delle clausole che sono – o possono essere ritenute – vessatorie.

L’era del copia e incolla

Oggigiorno la maggior parte della corrispondenza e dei documenti vengono trasmessi via mail o comunque in formato digitale.

Possedere la modulistica in formato digitale consente di integrarla rapidamente con le informazioni fornite dalle controparti: ad esempio, se un cliente chiede un’offerta/quotazione nel testo di una mail, si può facilmente copiare la parte relativa agli articoli richiesti ed incollarla nella propria modulistica in formato digitale, rimandandola come offerta, che diventa un ordine (cioè un contratto) mediante la semplice adesione del cliente alla proposta.

Economia di tempo, maggiore rapidità e minori rischi

Canalizzare i flussi commerciali attraverso una propria modulistica ben congegnata può essere la chiave di volta per raggiungere una grande efficienza commerciale, delegare funzioni commerciali a intermediari e/o collaboratori locali nei vari Paesi esteri, definire termini e condizioni standard e ridurre i rischi.
L’investimento iniziale richiesto per dotarsi di moduli – purché ben congegnati – verrà abbondantemente ripagato in breve tempo dai risultati.

Per maggiori informazioni sui concetti affrontati nella guida “Esportare senza Rischi” pubblicata a puntate in esclusiva su Exportiamo.it e per implementarli concretamente nella vostra azienda è possibile contattare l’Avvocato Fulvio Graziotto (GRAZIOTTO LEGAL) al seguente indirizzo mail fgraziotto@graziottolegal.com.

Fonte: a cura di Exportiamo, di Avv. Fulvio Graziotto, redazione@exportiamo.it

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